Teisinis pagrindas ir teisės aktų laikymasis
Kodėl Lietuvoje privaloma registruoti svečius
Lietuvoje svečių tapatybės duomenų rinkimas ir pateikimas nėra pasirenkamas. Visi apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo vykdyti privalomą svečių registraciją ir teikti duomenis atsakingoms institucijoms per eTuristas sistemą, laikantis galiojančių teisės aktų.
„EuroCheckin“ padeda šias pareigas įgyvendinti paprastai, saugiai ir automatiškai – su pilna integracija su eTuristas, be rankinio darbo ir klaidų rizikos.
Teisinis pagrindas – privaloma svečių registracija Lietuvoje
Svečių registracijos teisinė sistema Lietuvoje
Svečių registracija Lietuvoje yra reglamentuojama galiojančiais teisės aktais ir nėra pasirenkama. Visi apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo rinkti ir teikti svečių tapatybės duomenis per eTuristas sistemą.
Rinkti svečių tapatybės (identifikavimo) duomenis
Pateikti svečių registracijos informaciją atsakingoms institucijoms per eTuristas
Saugiai saugoti surinktus duomenis
Išlaikyti registracijos įrašus ne trumpiau kaip 3 metus
Kam taikomi teisės aktų reikalavimai?
Lietuvoje privaloma svečių registracija taikoma visiems, teikiantiems apgyvendinimo paslaugas už atlygį, nepriklausomai nuo veiklos masto ar naudojamos platformos.
Reikalavimai taikomi:
- Turistiniams apartamentams
- Trumpalaikės nuomos būstams (Airbnb, Booking.com ir kt.)
- Viešbučiams
- Svečių namams ir hostelio tipo apgyvendinimui
- Turto valdytojams ir administravimo agentūroms
Jei teikiate mokamas apgyvendinimo paslaugas, esate teisiškai įpareigoti vykdyti svečių registraciją ir teikti duomenis per eTuristas sistemą, nepriklausomai nuo:
- Valdomų objektų skaičiaus
- Naudojamos rezervacijų platformos
- Ar check-in vyksta gyvai, ar nuotoliniu būdu
Kokius duomenis būtina rinkti?
Pagal Lietuvos teisės aktus apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo rinkti svečių tapatybės ir buvimo duomenis privalomai svečių registracijai.
Asmens tapatybės dokumento duomenys (asmens tapatybės kortelė, pasas ar kitas galiojantis dokumentas)
Asmeniniai identifikaciniai duomenys (vardas, pavardė, pilietybė, gimimo data)
Duomenys apie viešnagę (atvykimo ir išvykimo datos, apgyvendinimo objekto informacija)
Surinkti duomenys turi būti pateikti per oficialią eTuristas sistemą per teisės aktuose nustatytus terminus.
„EuroCheckin“ užtikrina, kad visi reikalingi duomenys būtų surinkti teisingai ir automatiškai perduoti į eTuristas, be rankinio darbo ir klaidų rizikos.
Automatinis duomenų pateikimas į eTuristas
Svečių registracijos duomenys turi būti pateikiami per oficialią eTuristas sistemą. Štai kaip šį procesą valdo „EuroCheckin“:
Svečių duomenys surenkami per saugų online check-in formą
Svečių registracijos įrašai automatiškai sugeneruojami ir pateikiami į eTuristas
Duomenų pateikimas atliekamas svečio atvykimo dieną, laikantis teisės aktų reikalavimų
Visos komunikacijos stebimos realiu laiku
Pranešimą gaunate tik tuo atveju, jei aptinkama problema
Be rankinio duomenų suvedimo. Be dubliavimo. Be nereikalingų klaidų.
„EuroCheckin“ užtikrina patikimą ir automatizuotą svečių registraciją Lietuvoje, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svečių aptarnavimą, o ne administracinius procesus.
Duomenų saugojimo reikalavimai
Pagal Lietuvos teisės aktus apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo saugoti svečių registracijos duomenis ne trumpiau kaip 3 metus.
Teisiniai reikalavimai numato, kad:
- Registracijos įrašai turi būti saugomi saugiai
- Duomenys turi būti pasiekiami kompetentingoms institucijoms, jei to prireiktų
„EuroCheckin“ tai užtikrina automatiškai:
- Duomenų saugojimą visą teisės aktuose nustatytą laikotarpį
- Automatinių duomenų saugojimo (retencijos) taisyklių taikymą
- Saugų duomenų ištrynimą pasibaigus privalomam saugojimo terminui
Patikrinimai ir kontrolė
Pagal Lietuvos teisės aktus apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo pateikti privalomus svečių registracijos duomenis, kai to pareikalauja kompetentingos institucijos.
Su „EuroCheckin“:
- Įstatymų reikalaujami duomenys saugomi teisingai ir saugiai
- Registracijos įrašai pasiekiami iš karto
- Informacija saugoma visą privalomą teisės aktuose nustatytą laikotarpį
- Duomenys gali būti lengvai pateikiami patikrinimo metu
Tai padeda sumažinti sankcijų riziką ir gerokai sumažina įtampą institucinių patikrinimų metu.
Kaip „EuroCheckin“ užtikrina BDAR laikymąsi
„EuroCheckin“ sukurta laikantis Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR), taikant tiek teisinius principus, tiek pažangias technines ir organizacines priemones.
Taikomi BDAR principai:
- Teisėtumas, sąžiningumas ir skaidrumas
- Tikslų apribojimas – duomenys naudojami tik privalomai svečių registracijai
- Duomenų minimizavimas – renkama tik tai, ko reikalauja teisės aktai
- Duomenų tikslumas
- Saugojimo trukmės apribojimas
- Duomenų vientisumas ir konfidencialumas
Techninės ir organizacinės priemonės:
- Šifruotas duomenų perdavimas (SSL/TLS)
- Saugi infrastruktūra, talpinama Europos Sąjungoje
- Prieigos kontrolė pagal vartotojų roles
- Duomenų valdymas, paruoštas auditams
- Automatinės duomenų saugojimo ir ištrynimo politikos
- Nuolatinė saugumo stebėsena
Pasekmės nesilaikant reikalavimų
- Administracinės sankcijos
- Oficialūs kompetentingų institucijų reikalavimai
- Dažnesni patikrinimai
- Sankcijų taikymo procedūros
- Teisinė ir reputacinė rizika
Sankcijos dydis priklauso nuo:
- Pažeidimo sunkumo
- Pakartotinių pažeidimų (recidyvo)
- Pateiktų duomenų klaidų
- Duomenų pateikimo pavėlavimo
- Registracijos įrašų neišsaugojimo privalomą laikotarpį
BDAR ir asmens duomenų apsauga
- Reglamentą (ES) 2016/679 (BDAR)
- Lietuvos Respublikos asmens duomenų apsaugos teisės aktus
Vaidmenys pagal BDAR:
- Apgyvendinimo paslaugų teikėjas veikia kaip duomenų valdytojas (Data Controller)
- „EuroCheckin“ veikia kaip duomenų tvarkytojas (Data Processor)
Kaip „EuroCheckin“ padeda laikytis teisės aktų
„EuroCheckin“ sukurta tam, kad teisinių reikalavimų laikymasis būtų automatizuotas, patikimas ir be papildomos administracinės naštos.
Sistema leidžia:
Automatizuoti teisėtą svečių registraciją
Užtikrinti laiku pateikiamus duomenis per eTuristas sistemą
Išvengti nepilnų ar klaidingų registracijos duomenų
Saugiai saugoti registracijos įrašus visą teisės aktuose nustatytą laikotarpį
Teisės aktų laikymasis nebepriklauso nuo registratūros darbuotojų ar „Excel“ lentelių.
Visas procesas valdomas automatiškai sistemoje – nuosekliai, saugiai ir pagal galiojančius reikalavimus.
Supaprastintas teisinių reikalavimų laikymasis
Teisiniai reikalavimai yra griežti, tačiau jų vykdymas neturi būti sudėtingas.
„EuroCheckin“ paverčia teisines pareigas automatizuotu, saugiu ir be klaidų procesu.